Blog

Processen zijn het werk dat we doen. Of we dat nu langzaam, snel, goed of slecht doen. We zijn altijd onderdeel van een proces. Sinds het stenen tijdperk zijn wij mensen geëvolueerd in specialisten. Wij doen nooit meer alles zelf en hebben altijd anderen nodig om iets voor elkaar te krijgen. Ook als je ‘Agile’ bent!

Neem nou je eigen leven:

  • Wat heb jij zelf bijgedragen aan jouw ontbijt vanochtend? Je hebt vast geen koe gemolken voor de melk in je cappuccino of zelf het graan geoogst voor je boterhammen. Kans is groot dat je gewoon naar de supermarkt bent geweest.
  • Vervolgens heb je de wegen naar je werk, je auto, fiets of trein ook niet zelf gebouwd. Dat deden anderen. Jij maakt er slechts gebruik van.
  • Heb jij de lift gebouwd die je naar de verdieping waar je werkt brengt? Nee, toch?
  • En je hebt ook niets gedaan om thuis kabel-tv te krijgen, behalve je tv aansluiten op de coax-aansluiting en je abonnement betalen.

En ga zo nog maar even door.

Processen zijn overal.

Wij zijn niet zelfvoorzienend. We zitten altijd in een proces, of we dat nu willen of niet. Als leverancier van iets wat jij maakt voor iemand anders of als klant van wat iemand anders voor jou maakt. Daarom hebben we collega’s en samen zitten we in vele processen. Samen creëren we de waarde waar onze klanten behoefte aan hebben.

Worstel je nog? Dit filmpje van het Process Excellence Network maakt het mooi duidelijk:

Lean

Processen zijn dus gewoon een andere naam voor het werk dat we doen. En we moeten ervoor zorgen dat we dat goed doen, anders stapt onze klant over naar iemand die dat wel kan. Dit betekent dat we de verspilling in onze processen, de fouten en herstelwerk moeten verminderen en liefst voorkomen. We moeten onze processen efficiënter maken waardoor de kwaliteit beter wordt, de levertijden korter en hierdoor zullen de kosten dalen. Kortom, we moeten ‘Lean- principes’ toepassen in onze processen.

Als ik bijvoorbeeld vooraf zou weten welke producten waar staan in de supermarkt, dan zou ik de boodschappen op mijn lijstje ordenen in de volgorde waarin in er langs loop, in plaats van per maaltijd. Ik kom dan slechts één keer in alle paden waar ik moet zijn om alles wat ik nodig heb te pakken en nergens mis te grijpen. Boodschappen doen gaat in de kortst mogelijke tijd en meteen helemaal goed. Bezorgsupermarkten doen niet anders!

Het verbeteren van onze processen is ook een proces. Het toepassen van bijvoorbeeld ‘Lean’ is het toepassen van een verbeterproces om het dagelijkse werk te verbeteren. Project management is ook een verbeterproces om het werk te verbeteren. Het is een proces met veel verspilling en herbewerking, lange doorlooptijden, hoge kosten en het levert vaak niet op wat was gevraagd. Dus waarom zouden we dat verbeterproces niet verbeteren? Wat zou er gebeuren als we Lean toe zouden passen op het project management proces?

Agile

Dat is dus ook gebeurt en het heet ‘Agile’; we verbeteren alleen wat van waarde is voor onze in- of externe klant. Niet alleen door de klant er vanaf het begin bij te betrekken, maar ook gedurende het gehele project stuurt de klant het proces bij in het bepalen wat nodig is en wanneer.

Maar wat is het verschil met projectmanagement, wat hetzelfde doel heeft, maar op de een of andere manier het niet kan waarmaken? Agile is, in mijn optiek, het project management proces zonder de verspilling en de risico’s waar projectmanagement bekend om staat. Projectmanagement is star en probeert onverwachte ontwikkelingen te voorspellen en vooraf te beheersen zodat het de belofte waarmaakt. Agile beweegt mee met de onverwachte ontwikkelingen en past zich wendbaar aan aan wat mogelijk en gewenst is op desbetreffend moment. Hierdoor kunnen verwachtingen beter gemanaged worden en worden teleurstellingen achteraf voorkomen.

Met dit in mijn achterhoofd, ben ik erg verbaasd om binnen organisaties te horen dat ze “geen processen meer hebben, omdat ze Agile werken”. Agile is echter een zeer strak geregeld proces, dus dit is complete onzin. Zijn we weer zelfvoorzienend geworden? Zeker niet!

Agility is de wendbaarheid om processen snel te verbeteren en aan te kunnen passen aan veranderende marktomstandigheden. Agile is een Lean verbeterproces om operationele werkprocessen Lean te maken. Betekent dit dat we minder processen hebt door Agile? Je raadt het al: het is niet proces of Agile, maar proces en Agile!

Minder procesbeschrijvingen

Maar waarom willen mensen minder processen? Misschien omdat we onze processen niet kunnen hergebruiken en we telkens nieuwe procesbeschrijvingen maken voor elk nieuw project, product, etc.? Allemaal achterhaald zodra de markt om een verandering vraagt?

Procesbeschrijvingen zijn slechts de wijze waarop en de taal waarmee we over ons werk met elkaar communiceren; ‘best practices’, product onafhankelijk, herbruikbaar. We hebben wel minder stoffige, achterhaalde en nooit-gelezen product specifieke procesbeschrijvingen nodig. Als onze procesbeschrijvingen altijd kloppen, zal Agile nog succesvoller zijn, omdat we geen tijd meer nodig hebben om uit te vinden hoe we onze processen daadwerkelijk uitvoeren; dat weten we al.

Dus houd in gedachten dat het gebruik van Agile een verbeterde manier is om je processen te verbeteren en processen zeker niet overbodig maakt.

Bronno van der Schans is eigenaar van Procesdokter. Hij adviseert en helpt organisaties bij het verbeteren van hun bedrijfsprocessen en het verhogen van de waarde die ze leveren aan hun klanten.

Meer weten? Neem contact op via bronno@procesdokter.nl of 06-15037626.